Sekretaris Direksi

Job Description Sekretaris Direksi

1. Mengatur Jadwal Direksi
   • Mengelola dan mengoordinasikan jadwal pertemuan, rapat, dan kegiatan lainnya sesuai kebutuhan direksi.
   • Mengingatkan jadwal kegiatan penting kepada direksi dan memastikan persiapan rapat atau acara sudah lengkap.
2. Administrasi dan Dokumentasi
   • Menyiapkan laporan, presentasi, dan dokumen-dokumen penting yang diperlukan oleh direksi.
   • Mengarsipkan dokumen dengan rapi dan memastikan aksesibilitas jika diperlukan di kemudian hari.
3. Menangani Komunikasi dan Korespondensi
   • Menerima telepon, email, dan korespondensi lainnya yang ditujukan untuk direksi.
   • Menyusun surat atau memo yang diperlukan, baik untuk internal maupun eksternal perusahaan.
4. Mengatur Kebutuhan Perjalanan Dinas
   • Mengatur perjalanan dinas, seperti tiket, akomodasi, transportasi, dan kebutuhan lainnya selama perjalanan.
5. Bertindak sebagai Penghubung
   • Menjadi penghubung antara direksi dengan divisi atau pihak eksternal lainnya.
6. Menyusun Notulen Rapat
   • Menghadiri rapat bersama direksi dan menyusun notulen untuk catatan rapat yang akurat dan terdokumentasi dengan baik.

Persyaratan

1. Pendidikan
   • Minimal D3/S1 di bidang Sekretaris, Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
2. Pengalaman Kerja
   • Minimal 2-3 tahun pengalaman sebagai Sekretaris, diutamakan sebagai Sekretaris Direksi atau di posisi sejenis.
3. Keterampilan Komunikasi dan Interpersonal
   • Kemampuan komunikasi yang baik, baik verbal maupun tulisan, serta kemampuan berinteraksi dengan berbagai level di dalam perusahaan dan dengan pihak eksternal.
4. Kemampuan Administratif
   • Keterampilan administratif yang tinggi, termasuk pengaturan jadwal, dokumentasi, dan korespondensi.
5. Keterampilan Organisasi dan Manajemen Waktu
   • Mampu bekerja secara terstruktur, multitasking, serta mengelola waktu dengan baik.
6. Keterampilan dalam Teknologi
   • Mampu menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan perangkat lunak administrasi lainnya.
7. Bahasa Asing
   • Menguasai bahasa Inggris (lisan dan tulisan) adalah nilai tambah, terutama untuk komunikasi dengan pihak asing atau dokumentasi internasional.
8. Sifat Pribadi
   • Teliti, dapat dipercaya, dan memiliki integritas tinggi dalam menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.